Se pueden diseñar formularios para imprimirlos o utilizarlos en pantalla, así como para abrirlos en Excel o incluirlos en páginas Web. Para capturar y organizar los datos en los formularios en pantalla, se puede utilizar un libro de Excel u otro programa o base de datos.
Para los rangos o listas en hojas de cálculo de Excel, puede mostrar un formulario de datos que permite escribir nuevos datos, buscar filas basándose en el contenido de las celdas, actualizar los datos y eliminar filas del rango o de la lista.
Es posible proteger un formulario en pantalla de modo que sólo estén disponibles ciertas celdas para la entrada de datos, y también puede validar los datos para asegurarse de que los usuarios sólo escriben los tipos de datos que requiere el formulario. Los formularios pueden facilitarse desde Excel, en páginas Web o desde programas de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Tutorial
Supongamos que tenemos una pequeña base de datos de contactos, compuesto de los siguientes campos: Nombre, Apellidos, Teléfono, Dirección y Edad:
si nos posicionamos sobre alguna de las celdas que componen nuestros rótulos o cabecera, podremos llamar al 'formulario de datos' como antes se ha comentado.
Como aún no tenemos ningún registro, Excel nos preguntará cómo tiene que tomar esa primera fila...
Normalmente accederemos a nuestro 'formulario de datos' sin problema, ya que lo habitual es tener algún registro, y por tanto varias filas de datos...
En este caso, simplemente Aceptaremos, ya que queremos tener la primera fila como rótulos y no como datos.
Inmediatamente se abre la ventana de trabajo del formulario:
y observamos un formulario con los nombres de los rótulos y unos campos editables desde donde poder introducir o modificar nuestros registros; además de diferentes opciones de búsqueda de datos.
Esta herramienta nos ofece además la posibilidad de filtrar registros de nuestra base de datos pulsando el botón de Criterios, utilizado sobre los diferentes campos editables habilitados, combinando los distintos comodines (* ó ?).
La limitación de esta herramienta es que los elementos filtrados sólo son visibles desde el propio formulario, es decir, no nos permite visualizar un listado filtrado sobre nuestra Hoja de cálculo, como la herramienta de Filtro.
Video tutorial: http://www.youtube.com/watch?v=xTMOEhCky6w
DIAGRAMA:
Tablas dinámicas
Una tabla dinámica es una forma eficaz de visualizar una gran cantidad de información que ofrece la oportunidad de agrupar datos, ordenarlos y obtener subtotales de forma inmediata. Consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Además, como su propio nombre indica, permite modificar cada uno de estos parámetros tantas veces como sea necesario.
Las tablas dinámica solo sirven para resumir los datos según la consulta realizada, pero no permiten modelar dentro de la tabla. La opción posible sería tomar los datos de la Tabla Dinámica Excel con la función IMPORTAR DATOS DINAMICOS e incorporarlos a nuestro modelo Excel.
Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos
Aquí un tutorial:
http://www.dosporcuatro.com/Articulos/I260-Uso-basico-de-Tablas-dinamicas-en-Excel-I.aspx
DIAGRAMA:
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